Guia Avançado para o Fechamento Contábil Anual

*versão em inglês disponível abaixo, para você praticar os termos.

Seção 1: Análise Profunda do Fechamento do Ano Anterior.

O objetivo desta seção é analisar meticulosamente o encerramento do ano anterior para identificar oportunidades de melhoria. Este passo é crucial para aprimorar sua abordagem e garantir um processo mais suave e eficiente no ano atual.

1: Coleta de Documentação Abrangente

Compile todos os documentos financeiros necessários, incluindo razões, balanços, demonstrações de resultados e relatórios de auditoria do ano anterior. Garanta acessibilidade aos registros de transações, documentos de suporte e declarações fiscais.

Método: Utilize um arquivo Excel compartilhado e uma pasta compartilhada como sistema centralizado de gerenciamento de documentos com capacidades de marcação e categorização. Esse sistema deve permitir a fácil classificação, recuperação e comparação de documentos.

Dica: Implemente uma abordagem colaborativa e forneça algumas diretrizes comuns que permitam que vários interessados acessem e revisem documentos simultaneamente, facilitando a colaboração.

Experiência Pessoal: Descobri que criar um “fecho digital” para cada ano fiscal otimizou dramaticamente o processo de revisão. Ao ter todos os documentos em um só lugar, acessíveis a qualquer momento, conseguimos consultar rapidamente informações passadas e identificar tendências ao longo do tempo.

2: Realize uma Análise Detalhada

Examine as entradas de encerramento anteriores quanto à precisão e completude. Preste atenção especial aos ajustes de última hora e suas justificativas. Analise o feedback de auditores, membros da equipe financeira e outros interessados envolvidos no encerramento do ano anterior.

Método: Utilize uma abordagem estruturada, como uma análise SWOT, para categorizar suas descobertas. Isso ajuda a identificar as forças e fraquezas de seu processo de encerramento, oportunidades potenciais de melhoria e quaisquer ameaças ou riscos.

Dica: Crie uma representação visual da análise SWOT, como um gráfico ou matriz, para comunicar descobertas e pontos de ação de forma mais eficaz.

Experiência Pessoal: Uma visão crítica obtida a partir de análises anteriores foi esperar muito tempo para calcular provisões ou ajustes, enquanto poderíamos tê-los feito já no encerramento de novembro. Ao calcular em novembro, reduzimos significativamente erros manuais e economizamos tempo nos encerramentos subsequentes.

3: Documente Aprendizados e Melhorias Potenciais

Resuma as ideias obtidas da análise em ações concretas. Priorize essas melhorias com base em seu impacto e viabilidade.

Método: Utilize uma ferramenta de gerenciamento de projetos para acompanhar e atribuir essas tarefas de melhoria. Garanta que cada tarefa tenha um proprietário e um prazo claro.

Dica: Revise regularmente o progresso dessas tarefas em reuniões de equipe que antecedem o encerramento do ano. Isso mantém todos responsáveis e assegura uma melhoria contínua.

Experiência Pessoal: A implementação de uma sessão de “lições aprendidas” pós-encerramento se mostrou inestimável. Isso proporcionou um fórum para a equipe discutir o que deu certo e o que não deu, fomentando uma cultura de abertura e melhoria contínua.

Seção 2: Atualização Rigorosa e Verificação de Registros Financeiros.

Nesta seção, o foco está em garantir que todas as transações e registros financeiros estejam atualizados, precisos e reflitam o status financeiro da organização. Registros precisos são a base de um encerramento de ano bem-sucedido.

1: Verificação Detalhada de Transações

Revise e verifique todas as entradas do razão para o ano, prestando atenção especial a transações grandes, incomuns ou complexas. Garanta que todas as entradas sejam respaldadas por documentação apropriada (recibos, faturas, etc.).

Método: Implemente uma abordagem sistemática para a verificação de transações. Para volumes maiores, considere métodos de amostragem ou priorize transações de alto risco. Dica Profissional: Automatize o processo de verificação usando software de contabilidade que sinalize transações fora de parâmetros predefinidos (como quantias incomumente grandes). Experiência Pessoal: Em encerramentos de ano anteriores, focar em transações que se desviaram de padrões típicos me ajudou a identificar um erro significativo de relatório. Era uma provisão que não tinha justificativa e que teria impactado significativamente nossas finanças no final do ano.

2: Ajustes Abrangentes

Identifique e registre ajustes necessários, como provisões, pré-pagamentos, depreciação e provisões para dívidas duvidosas. Revise e ajuste quaisquer entradas estimadas feitas anteriormente no ano para refletir números reais.

Método: Use um calendário contábil com todas as datas críticas e prazos para ajustes, garantindo que nenhum seja esquecido.

Dica: Revise e ajuste regularmente entradas estimadas ao longo do ano; isso distribui a carga de trabalho e aumenta a precisão.

Experiência Pessoal: Implementar uma revisão mensal de entradas estimadas reduziu significativamente nossa carga de trabalho de ajustes no final do ano. Também aprimorou a precisão de nossos relatórios financeiros mensais, fornecendo dados mais confiáveis para tomada de decisões ao longo do ano.

Seção 3: Antecipação da Conciliação de Todas as Contas.

A conciliação é algo que pode demandar muito trabalho. Então, é melhor começar antes do final do ano se você não quiser ter surpresas desagradáveis!

1: Conciliação Bancária em Vários Níveis

Relacione cada transação em seus registros contábeis com extratos bancários correspondentes. Investigue e resolva quaisquer discrepâncias entre os extratos bancários e seus registros.

Método: Utilize recursos de conciliação bancária em seu software de contabilidade para automatizar grande parte desse processo. Conciliações mensais regulares podem reduzir significativamente a carga de trabalho no final do ano.

Dica: Para contas complexas, considere segmentar o processo de conciliação por tipo de transação ou faixa de datas para gerenciar a tarefa de maneira mais eficaz.

Experiência Pessoal: Descobri que usar ferramentas para automatizar 90% da conciliação economiza muito tempo. Encontre um identificador comum entre seu sistema contábil e os extratos bancários e mapeie-os para conciliar posições.

2: Conciliação de Outras Contas-Chave

Realize conciliações detalhadas para contas a receber, contas a pagar e folha de pagamento. Garanta que todas as faturas em aberto, contas e transações de folha de pagamento sejam contabilizadas.

Método: Desenvolva um cronograma para a conciliação regular dessas contas ao longo do ano. Isso reduz o risco de acumulação de discrepâncias.

Dica: Use relatórios de envelhecimento para contas a receber e a pagar para identificar e resolver itens pendentes prontamente.

Experiência Pessoal: Implementar revisões mensais de envelhecimento para contas a receber e a pagar nos permitiu gerenciar proativamente o fluxo de caixa e evitar surpresas no final do ano.

Seção 4: Cálculo de Provisões e Ajustes.

Meu principal conselho: calcule provisões e ajustes durante o encerramento de novembro. Essa abordagem proativa visa antecipar requisitos de final de ano, economizar tempo e evitar surpresas desagradáveis (confie em mim, sempre há algumas!)

1: Identificação de Possíveis Provisões e Ajustes

Revise todos os contratos, riscos, acordos e obrigações pendentes para identificar possíveis provisões. Analise tendências e padrões de despesas para prever ajustes para o final do ano. Método: Implemente um processo sistemático de revisão que envolva colaboração entre departamentos, garantindo que todas as possíveis responsabilidades sejam consideradas. Dica Profissional: Use uma lista de verificação de tópicos para os quais você poderia ter provisões (use as provisões passadas + seu conhecimento de negócios para gerar essa lista). Experiência Pessoal: Em minha experiência anterior, as provisões eram sempre uma fonte de erros potenciais. Por isso, implementamos uma revisão extensa no encerramento de novembro junto com minha gestão. Dessa forma, todos tinham uma boa compreensão do status das provisões e da nossa situação para o final do ano.

2: Cálculo de Provisões e Ajustes Precisos

Certifique-se de aplicar padrões e princípios contábeis adequados para calcular os valores de provisões e ajustes. Tenha sempre documentação de suporte detalhada para cada provisão e ajuste calculado (não espere que seus auditores peçam por ela!) Método: Empregue uma metodologia consistente para os cálculos, garantindo comparabilidade e confiabilidade ano após ano. Dica Profissional: Use meu passado como auditor para preparar a documentação e o cálculo com antecedência, garantindo que seja fácil para qualquer pessoa externa entender. Também compartilhei sempre a documentação com todos os envolvidos para que pudessem acessá-la se fossem questionados. Seção 5: Revisão de Impairment Assim como para as provisões e ajustes, uma avaliação proativa em novembro sempre me ajudou a identificar quaisquer ativos que precisavam ser impairmentados. Isso foi uma maneira de tornar nossos cenários de encerramento para nossa previsão de final de ano muito mais precisos.

1: Identificação de Ativos para Teste de Impairment

Compile uma lista abrangente de ativos, incluindo ativos tangíveis e intangíveis. Identifique ativos que podem estar em risco de impairment, considerando fatores como mudanças de mercado, danos físicos ou obsolescência.

Método: Utilize uma abordagem baseada em risco + 80/20 para priorizar ativos para teste de impairment, concentrando-se naqueles com alterações significativas no uso, valor de mercado ou desempenho econômico.

Dica: Implemente um sistema de monitoramento contínuo (mesmo apenas uma lista no Excel é suficiente) para seus ativos ao longo do ano, sinalizando quaisquer sinais precoces de impairment.

2: Realização do Teste de Impairment

Calcule o valor recuperável de cada ativo identificado, considerando tanto seu valor justo menos custos para vender quanto seu valor de uso. Pergunte-se: “por quanto eu poderia vender este ativo hoje?” Compare o valor recuperável com o valor contábil. Se o valor contábil exceder o valor recuperável, uma perda por impairment deve ser reconhecida.

Método: Empregue técnicas e modelos de avaliação consistentes para determinar o valor justo e o valor de uso dos ativos. Isso pode exigir especialistas externos em avaliação, especialmente para ativos complexos, DCF para investimentos ou preço de mercado ou comparáveis.

Dica: Comece com modelos simples e não complique demais. Em seguida, peça a outra pessoa para revisar para garantir que seja compreensível e tenha uma segunda pessoa que aprovou o uso do método.

3: Registro de Perdas por Impairment

Registre quaisquer perdas por impairment identificadas em seu encerramento de novembro. Método: Garanta que todas as perdas por impairment sejam registradas de acordo com os padrões e princípios contábeis relevantes.

Dica Profissional: Configure alertas em seu sistema contábil para revisar o impairment de ativos semelhantes ou em circunstâncias semelhantes, proporcionando uma abordagem consistente para testes de impairment.

O Que Aprendemos Hoje? Revise encerramentos de anos anteriores para encontrar maneiras de fazer melhor desta vez. Antecipe conciliações para economizar tempo no final do ano. Calcule e registre suas provisões e impairments em novembro para evitar surpresas desagradáveis no final do ano e ter uma ideia melhor do seu cenário de encerramento para dezembro.

***

English version

Advanced Guide to Year-End Closing Preparation

Section 1: In-Depth Review of Previous Year’s Closing

The goal of this section is to meticulously analyze the previous year’s closing to identify opportunities for improvement. This step is crucial in refining your approach and ensuring a smoother, more efficient process in the current year.

1: Gather Comprehensive Documentation

Compile all necessary financial documents, including ledgers, balance sheets, income statements, and audit reports from the previous year.

Ensure accessibility of transaction records, supporting documents, and tax filings.

Method: Use a shared Excel file and a shared folder as centralized document management system with tagging and categorization capabilities. This system should allow for easy sorting, retrieval, and comparison of documents.

Pro Tip: Implement a collaborative approach and give some common guidelines that allows multiple stakeholders to access and review documents simultaneously, facilitating collaboration.

Personal Experience: I found that creating a digital “closing binder” for each fiscal year dramatically streamlined the review process. By having all documents in one place, accessible at any time, we were able to quickly reference past information and identify trends over time.

2: Conduct a Thorough Analysis

Examine previous closing entries for accuracy and completeness. Pay special attention to last-minute adjustments and their justifications.

Review feedback from auditors, finance team members, and other stakeholders involved in the previous year’s closing.

Method: Employ a structured approach, such as a SWOT analysis, to categorize your findings. This helps in identifying the strengths and weaknesses of your closing process, potential opportunities for improvement, and any threats or risks.

Pro Tip: Create a visual representation of the SWOT analysis, such as a chart or matrix, to help communicate findings and action points more effectively.

Personal Experience: A critical insight gained from past analysis was waiting too long to calculate impairment or provision whereas we could have already done it in November closing. By calculating it in November, we significantly reduced manual errors and saved time in subsequent closings.

3: Document Learnings and Potential Improvements

Summarize the insights gained from your analysis into actionable items.

Prioritize these improvements based on their impact and feasibility.

Method: Utilize a project management tool to track and assign these improvement tasks. Ensure each task has a clear owner and deadline.

Pro Tip: Regularly review the progress of these tasks in team meetings leading up to the year-end closing. This keeps everyone accountable and ensures continuous improvement.

Personal Experience: Implementing a “lessons learned” session post-closing proved invaluable. It provided a forum for the team to discuss what went well and what didn’t, fostering a culture of openness and continuous improvement.

Section 2: Rigorous Update and Verification of Financial Records

In this section, the focus is on ensuring all financial transactions and records are current, accurate, and reflective of the organization’s financial status. Accurate records are the cornerstone of a successful year-end close.

1: Detailed Transaction Verification

Review and verify all ledger entries for the year, paying special attention to large, unusual, or complex transactions.

Ensure all entries are supported by appropriate documentation (receipts, invoices, etc.).

Method: Implement a systematic approach for transaction verification. For larger volumes, consider sampling methods or prioritize high-risk transactions.

Pro Tip: Automate the verification process using accounting software that flags transactions outside predetermined parameters (like unusually large amounts).

Personal Experience: In past year-end closings, focusing on transactions that deviated from typical patterns helped me catch a significant reporting error. It turned out to be a provision which did not have any justification and which would have impacted our year-end financials significantly.

2: Comprehensive Adjustments

Identify and record necessary adjustments such as accruals, prepayments, depreciation, and bad debt provisions.

Review and adjust any estimated entries made earlier in the year to reflect actual figures.

Method: Use an accounting calendar with all critical dates and deadlines for adjustments to ensure none are missed.

Pro Tip: Regularly review and adjust estimated entries throughout the year; this spreads the workload and increases accuracy.

Personal Experience: Implementing a monthly review of estimated entries greatly reduced our year-end adjustment workload. It also improved the accuracy of our monthly financial reports, providing more reliable data for decision-making throughout the year.

****************

Antes de continuarmos, conheça o curso INGLÊS PARA CONTADORES. Clique na na imagem abaixo:

Section 3: Anticipate Reconciliation of All Accounts

Reconciliation is something that can take a lot of work. So you better start before year-end if you don’t want to have any bad surprises!

1: Multi-Level Bank Reconciliation

Match each transaction in your accounting records with corresponding bank statements.

Investigate and resolve any discrepancies between the bank statements and your records.

Method: Use bank reconciliation features in your accounting software to automate much of this process. Regular monthly reconciliations can significantly reduce year-end workload.

Pro Tip: For complex accounts, consider segmenting the reconciliation process by transaction type or date range to manage the task more effectively.

Personal Experience: I found that using tools to automate 90% of the reconciliation saves a lot of time. Find a common identifier between your accounting system and the bank statements and map them to reconcile positions.

2: Reconciliation of Other Key Accounts

Perform detailed reconciliations for accounts receivable, accounts payable, and payroll.

Ensure all outstanding invoices, bills, and payroll transactions are accounted for.

Method: Develop a schedule for regular reconciliation of these accounts throughout the year. This minimizes the risk of discrepancies accumulating.

Pro Tip: Use aging reports for accounts receivable and payable to identify and address long-standing items promptly.

Personal Experience: Implementing monthly aging reviews for receivables and payables allowed us to proactively manage cash flow and avoid surprises at year end.

Section 4: Calculating Provisions and Accruals

My main advice: calculate provisions and accruals during the November closing. This proactive approach aims to anticipate year-end requirements, save time, and prevent any bad surprises (trust me there are always some!)

1: Identifying Potential Provisions and Accruals

Review all contracts, risks, agreements, and outstanding obligations to identify potential provisions.

Analyze expense trends and patterns to forecast accruals for year-end.

Method: Implement a systematic review process that involves cross-departmental collaboration, ensuring all possible liabilities are considered.

Pro Tip: Use a checklist of topics for which you could have provisions (use the past provisions + your knowledge of business to generate this list).

Personal Experience: In my previous experience, provisions were always a source of potential errors. This is why we implemented an extensive review in November’s closing together with my management. Like this everybody had a good understanding of the status of the provisions and our landing situation for year-end.

2: Calculating Accurate Provisions and Accruals

Make sure to apply appropriate accounting standards and principles to calculate the amounts for provisions and accruals.

Always have a detailed supporting documentation for each provision and accrual calculated (don’t wait that your auditors ask for it!)

Method: Employ a consistent methodology for calculations, ensuring comparability and reliability year-over-year.

Pro Tip: I used my past as an auditor to prepare the documentation and the calculation in advance to make sure it will be easy for any external people to understand. I also always shared the documentation with everybody involved so they could retrieve it if they were asked about it.

Section 5: Impairment Review

Like for the provisions and accruals, a proactive evaluation in November always helped me identifying any assets that needed to be impaired. This was a way to help us make our landing scenarios for our year-end forecast much more precise.

1: Identifying Assets for Impairment Testing

Compile a comprehensive list of assets, including tangible and intangible assets.

Identify assets that may be at risk of impairment, considering factors like market changes, physical damage, or obsolescence.

Method: Use a risk-based approach + a 80/20 to prioritize assets for impairment testing, focusing on those with significant changes in use, market value, or economic performance.

Pro Tip: Implement a continuous monitoring system (even just an Excel list is enough) for your assets throughout the year to flag any early signs of impairment.

2: Conducting the Impairment Test

Calculate the recoverable amount of each identified asset, considering both its fair value less costs to sell and its value in use.

Think: “for how much I could sell this asset for today?”

Compare the recoverable amount with the carrying amount on the books. If the carrying amount exceeds the recoverable amount, an impairment loss must be recognized.

Method: Employ consistent valuation techniques and models to determine the fair value and value in use of the assets. This may require external valuation experts, especially for complex assets, DCF for investments or market price or comparables.

Pro Tip: Start by simple models and don’t overcomplicate it. Then ask somebody else to review to make sure it’s understandable and you have a second person who approved the uses of the method.

3: Recording Impairment Losses

Record any impairment losses identified in the your November closing.

Method: Ensure that all impairment losses are recorded in accordance with relevant accounting standards and principles.

Pro Tip: Set up alerts in your accounting system to review the impairment of similar assets or those in similar circumstances, providing a consistent approach to impairment testing.

What Have We Learned Today?

Review past year-end closings to find ways to do better this time.

Anticipate reconciliations to save time at year-end.

Calculate and record your provisions and impairments in November to avoid bad surprises at year-end and have a better idea of your landing scenario for December.