Como gerenciar seu tempo com 10 dicas que realmente funcionam.
- Use o calendário do seu celular ou computador e registre todas as atividades que você precisa executar, se possível com um período ou horário agendado. As famosas To Do Lists geralmente se tornam cada vez mais longas até o ponto que se tornam impossíveis de serem trabalhadas. Agende compromissos consigo mesmo e bloqueie horários para as atividades mais importantes. Existem uma série de aplicativos que podem ajudá-los, desde os mais simples oferecidos de forma gratuita, até os mais profissionais como o Priority Matrix (US$ 49,00)
- Tente gastar 50% do seu tempo nas atividades, pensamentos e discussões que realmente trazem os melhores resultados para você. Priorize.
- Não tente programar 100% do tempo do seu dia de trabalho, sempre haverão imprevistos. Se o seu dia de trabalho tem 8, 10 ou 12 horas, separe ao menos 25% do seu tempo para imprevistos ou para “apagar incêndios”.
- Separe os primeiros 30 minutos do seu dia (ou os 30 últimos minutos do dia anterior) para planejar o seu dia.
- Antes de fazer uma ligação, pense brevemente quais resultados você deseja atingir com ela. Após a ligação verifique se o resultado foi atingido. Caso contrário, o que ficou faltando para atingí-lo? Qual atividade você terá que realizar para chegar ao resultado que você precisa? Como colocará isso em sua agenda?
- Quando você precisa realmente terminar um trabalho urgente, coloque seu telefone ou Skype em modo “não perturbe” e concentre-se ao máximo para finalizar a atividade.
- Relacionado à dica número 6: evite responder a todos os e-mails, assim que eles aparecem em sua tela. Em inglês, existe a expressão “time-thieves”, em uma livre tradução “ladrões de tempo”. E é isso que uma má gestão de e-mails realmente é, ela rouba tempo precioso do seu dia e te desconcentra. Separe um tempo específico para responder e-mails no decorrer do seu dia (podem se várias vezes ao dia, dependendo do seu trabalho, mas tente se programar).
- Bloqueie outras distrações como Facebook ou outras redes sociais, a não ser que você as utilize para gerar negócios para sua empresa.
- Lembre-se: é impossível fazer tudo o que você quer (ou precisa fazer). Aqui vale lembrar o Princípio de Pareto, 80% das consequências, advêm de 20% das causas ou no nosso caso, 20% das suas atividades rendem 80% dos resultados obtidos.
- Analise o que toma mais o seu tempo e o que suga mais sua energia. Se você estiver cansado, invariavelmente será menos produtivo. Faça uma auto-análise e tente reduzir este tipo de atividade caso seja possível.
Lembre-se que para todos os pontos mencionados, você deve fazer esta auto-análise, pois é óbvio que dependendo de sua atividade, seria basicamente impossível implementar todos os pontos. O importante é você refletir quais pontos você consegue aplicar e eliminar estes “ladrões de tempo” de sua rotina!
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